Как распределить время и силы сотрудников при подготовке годовой отчетности.
Время – это единственный ресурс, который невосполним. Поэтому к нему нужно относиться бережно и разумно, чтобы сдать отчетность в срок.
Для этого придумали целую науку, тайм-менеджмент. И сегодня мы сделаем краткий обзор основных приемов тайм-менеджмента, которые позволят вам грамотно распределить и время и силы сотрудников.
Можно выделить три основных принципа, так сказать три кита:
- Целепологание
- Планирование
- Реализация.
Это похожи на ступени. Если одна ступень не пройдена, перепрыгнуть ее невозможно. То есть, конечно, вы можете сразу перейти к реализации, но как будет выглядеть эта деятельность? Больше напоминать суету.
Поэтому первое- это поставить цель, к какому сроку вы планируете сдать отчет. О правилах постановки мы уже писали в предыдущих номерах.
Затем мы разбиваем цель на подцели.
Следующий шаг- планирование и увязывание действий.
В этом нам поможет матрица Эйзенхауэра. Она представляет собой таблицу.
Практикум 1: выпишите задачи (дела) на неделю (месяц) и распределите их в таблицу
важные и срочные задачи
|
срочные , но не важные задачи
|
важные, но не срочные задачи
|
неважные и несрочные задачи |
Важные и срочные задачи (дела) нужно делать не откладывая, самому. Это – тушение пожаров. Можно было бы и не допустить, чтобы так много дел, были одновременно срочными и важными. Профессионалы делают эти дела на той стадии, когда они уже важные, но еще не срочные, тогда можно пользоваться помощью других людей, планировать время и т.д.
Неважные и несрочные дела можно смело кидать в мусорную корзину, хотя обычно именно они занимают львиную долю времени и доставляют самое большое удовольствие.
Дела не срочные, но важные необходимо делать, хотя обычно именно для них и не хватает времени. Чтобы все-таки их сделать, нужно выделить время, когда Вы этими делами займетесь, и включить их в план.
Дела срочные, но не важные можно делегировать, сокращать, исключать.
Шаг реализации так же таит в себе массу подводных камней. Пересмотрите задачи, кому и какие можно делегировать, для этого можно использовать матрицу Эйзенхауэра со списками дел.
Метод Швейцарского сыра хорош, когда вы не знаете, с какой стороны приступить к большому делу. Вспомните кусок сыра с дырками разной величины. Представьте, что дырки – это и есть ваши дела. Выгрызая по одному делу, вы уменьшаете площадь работы. Начинайте с небольших участков (задач). Так вы «выгрызете» все дело незаметно для себя и вам останется только свести все в одну картину.
Кроме этого мы предлагаем несколько полезных наблюдений:
Закон Паркинсона.Паркинсон установил, что работа занимает все отведенное на нее время. То есть, если Вы отвели для написания отчета время с утра и до обеда, не надейтесь, что Вам удастся выполнить его за полчаса. Если Вы отведете на написание отчета полчаса, возможно, Вы уложитесь не более, чем в 40 минут.
Принцип полотна пилы. Помните, как выглядит пила? Ее зубцы напоминают взлеты и падения ритма вашей работы. Когда вы приходите на работу, вам возможно, нужно какое-то время на раскачку, чтобы втянуться в работу. Рассмотрим пример. Когда Ваша производительность поднимается от нуля до 100 %, раздается телефонный звонок, затем приходит коллега, потом Вы идете обедать, после обеда отвечаете на электронную почту.
Что происходит с Вашей работоспособностью и написанием отчета? Она падает. Считается, что производительность каждый раз поднимается до 100%. Если нарисовать рисунок, это будет похоже на полотно пилы. На самом деле Ваша эффективность плавно снижается по мере увеличения количества помех. Вы работали над отчетом целый день, а написали совсем чуть-чуть.
И напоследок, Пожиратели времени.
Практикум 2. Выберите пять своих самых важных пожирателей времени
- нечёткая постановка целей
- отсутствие приоритета в делах
- попытка сделать много за один раз
- отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения
- плохое планирование трудового дня
- личная неорганизованность, “заваленный” письменный стол
- чрезмерное чтение
- недостаток мотивации
- чрезмерно долгий поиск информации (поиск записей, адресов, телефонных номеров)
- недостатки кооперации или разделения труда
- отрывающие от дел постоянные личные телефонные звонки
- незапланированные посетители
- неспособность сказать нет
- неполная, несвоевременная информация
- “низовая” дисциплина
- неумение довести дело до конца
- отвлечение (шум)
- недостаточная подготовка к встречам, обсуждениям
- отсутствие связи или неточная обратная связь
- “болтовня” на частные темы
- излишняя коммуникабельность
- чрезмерность деловых записей
- синдром “откладывания”
- желание знать “все факты”
- спешка, нетерпение
- слишком редкое делегирование дел (*тенденция делать самому)
- недостаточный контроль за делегированными задачами
Проанализируйте, кто или что стоит за каждым пунктом: другие люди или это следствие ваших привычек.
Успехов вам!
Copyright (C) Надежда Бондаренко www.nb-training.webstolica.ru
Вернуться к списку статей>>
Все материалы на данном сайте защищены законами и международными соглашениями об авторских правах, а также положениями иных законов и международных договоров в области интеллектуальной собственности. Мнение Авторов может не совпадать с мнением Конечного Потребителя.
Копирование материалов с данного сайта разрешается только при сохранении исходного формата файла, информации об авторе и ссылке на сайт www.progress4you.com
